Сервис организации мероприятий для партнерской сети — ТД «Петрович»

Крупный торговый дом строительных материалов обратился с запросом упростить форму для регистрации клиентов на мероприятия для участников своей программы лояльности — «Клуба друзей Петровича». Благодаря нашему решению сократилась ручная обработка и стала доступна регистрация сразу на несколько событий. Теперь сбор заявок проходит быстро и комфортно для всех участников процесса, компания может запускать несколько ивентов одновременно.

Строительный торговый дом «Петрович» ― наш постоянный клиент с 2014 года. Мы уже разработали для «Петровича» информационный ресурс для ЭДО, сайт программы лояльности, HR-сайт компании и несколько десятков лэндингов

«Петрович» организует мероприятия для клиентов ― встречи с экспертами, мастер-классы, бизнес-ужины и бизнес-завтраки. Часто ивенты проходят совместно с поставщиками (экскурсии на производство, мастер-классы по новым технологиям и материалам). Участники события регистрируются по номеру карты лояльности.

Летом 2023 года «Петрович» пришел за разработкой регистрационного сервиса для ивентов. Существующий одностраничный вариант заказчика не устраивал, потому что не предполагал автоматизированной обработки заявок и не позволял одновременно проводить несколько событий.

На новый проект потратили 5 месяцев — на проектирование и дизайн вместе с согласованиями ушло 3 месяца, разработка заняла еще два.

После внедрения продукта пользователи стали получать уведомления о регистрации мгновенно по e-mail и SMS. Больше не нужно дожидаться, пока оператор обработает заявку вручную. Это улучшило впечатление участников от регистрации и ускорило работу менеджера компании. Теперь можно одновременно вести регистрацию на любое количество событий, а не собирать участников только на одно мероприятие.

Этот кейс особенно пригодится компаниям, которым нужно развивать профессиональные сообщества в офлайне и проводить мероприятия с регистрацией участников.

Как работала регистрация до нашей разработки

Заявки на участие в ивенте собирались на лэндинге, который можно было адаптировать под конкретное событие. Сотрудник задавал на странице описание мероприятия, а участники заполняли форму на регистрацию. Одновременно вести запись на несколько событий было нельзя.

Вариант сделать множество страниц с формой регистрации на Тильде не подходил. На событие могут попасть только обладатели карты программы лояльности ТД «Петрович» ― сервис должен был проверять, что участник ввел номер реальной карты лояльности.

Специалист компании разбирал заявки вручную и отправлял участникам SMS-уведомления. Работа требовала много времени, а уведомления приходили с задержкой: если пользователь регистрировался в выходные, подтверждение приходило только в понедельник.

Какие перед нами стояли задачи

Было необходимо:

• Добавить возможность открывать произвольное количество регистраций на события.
• Автоматизировать уведомления зарегистрированным пользователям.
• Сократить нагрузку на специалиста компании.
• Улучшить пользовательский опыт клиентов при записи на ивент.

Внедрить сервис нужно было быстро, так как в очереди стоял целый список ивентов.

Решение

Сначала обсудили вместе с заказчиком бизнес-процесс. Было важно знать, как будут продвигаться ивенты, как посетители будут попадать на страницу, какие вопросы и потребности есть у пользователей и как компания обрабатывает данные из форм регистрации.

В результате предложили

1. Создать новый сервис на поддомене events.petrovich.ru, в котором специалист СТД «Петрович» сможет создавать страницы под каждый ивент. Ссылки на страницы ивентов удобно распространять по разным сегментам аудитории.
2. После регистрации автоматически добавлять мероприятия в календарь участников.
3. Подключить систему уведомлений через SMS и email.
4. Предусмотреть инструменты для работы с заявками для специалиста поддержки — фильтрацию по параметрам, экспорт в xls, привычную административную панель на базе Битрикса.

На этапе проектирования все функции сервиса описали с ранжированием по важности:

Разработка сервиса

Мы разделили запуск на два этапа — большая часть, наиболее важная, вошла в первый релиз. В нем было все самое необходимое — витрина ивентов, детальные страницы мероприятий, прием заявок, отправка SMS и e-mail после регистрации, возможность администрирования ивентов и формирования выборки заявок для экспорта в excel.

Запустили регистрацию через новый сервис уже на первом этапе. К этому моменту еще не была написана, например, автогенерация ics-файлов для добавления событий в календарь. Мы помогли контент-менеджеру заказчика вручную сформировать и загрузить эти данные для первых ивентов.

Второй этап — это остальные функции, в том числе страницы прошедших событий, автогенерация ссылок для календарей, форма для вопросов пользователей.

Бэкенд сделали на базе уже имеющегося сайта на Битриксе, чтобы админпанель была общей и знакомой сотрудникам ТД. Также добавили дополнительную роль пользователя, которому доступно только управление разделом с ивентами. Еще написали API, по которому фронтенд запрашивает данные с бэкенда.

Фронтенд создан отдельно от бэкенда на javascript-фреймворке Nuxt. Раздельный бэк и фронт позволяют проще внедрять доработки и новые функции при развитии продукта. Так требуется меньше времени на создание и отладку по сравнению с монолитным решением.

Это уже не первое «наращивание» сайта заказчика разелами на отдельном поддомене с отделенным от бэка фронтендом. Это позволяет совместить привычную для сотрудников компании «Петрович» административную панель и оптимальные для поддержки технологии разработки.

Разработка быстрых уведомлений для участников

Отправку SMS сделали на базе уже интегрированного с сайтом клиента сервиса Mindbox. Это ускорило внедрение функции.

Но Mindbox используется для отправки сообщений не только отделом, который проводит ивенты, поэтому также настроили отправку отчета о том, сколько и каких уведомлений именно по ивентам за месяц было отправлено.

В SMS используется ссылка на страницу с регистрацией на ивент. Длинные ссылки неудобны, поэтому добавили интеграцию с сервисом сокращения ссылок от Яндекса. Бэкенд отправляет ссылку сервису, оттуда она уже возвращается короткой, добавляется в SMS и уходит пользователю.

Сервисы для интеграций выбирали только российские, в том числе интеграцию с Яндекс-картой. Так у клиента не будет риска блокировок. При создании ивента в админпанели можно выбрать адрес места проведения несколькими способами — перетаскиванием точки по карте, вводом адреса или геокоординат:

 

Интеграции

Продукт интегрируется со сторонними сервисами:

• Формирование коротких ссылок на детальную страницу ивента, чтобы в SMS не вставлять длинные и нечитаемые ссылки.

• Добавление ивента в Google- или Apple-календарь пользователя.

•  Автоматическая отправка уведомлений после регистрации на мероприятие через Mindbox.

Польза решения

Упростили работу заказчика, насколько это было возможно.

• Сотрудникам компании удобно работать с продуктом — административная панель на знакомом Битриксе и инструкция по работе с сервисом; разнообразная фильтрация заявок практически по любым параметрам; информирование на почту о новых заявках и превышении лимита заявок для быстрого реагирования, общение с клиентами через почту, автоматическая рассылка уведомлений.

• Пользователям легко пройти регистрацию и не пропустить событие — моментальное получение уведомления на e-mail о том, что он записан на ивент или перенесен в основной/резервный список с возможностью ответить на это сообщение и пообщаться с компанией; добавление мероприятия в личный календарь.

• Организация ивентов проходит быстрее и эффективнее — привлекательное визуальное оформление; автоматическая проверка номера карты лояльности; одновременный сбор заявок на разные события; формирование списка прошедших мероприятий; автоматическая обработка запросов.

• Партнеру-поставщику легко сделать баннер — описали критерии к баннерам и сделали шаблон для их подготовки, чтобы изображения были в одном стиле; предусмотрели в верстке, чтобы и без баннера страница ивента хорошо смотрелась, например, если не все поля в событии заполнены.

Мы тщательно вникаем вместе с клиентом в его бизнес-процесс, который автоматизируем. Выясняем почему важно сделать именно так, а не иначе, узнаем, как будет использоваться результат — тогда выясняется, что можно еще оптимизировать.

Выводы

1. Проектирование ― важный этап любой разработки, помогает сократить количество форс-мажоров и правильно рассчитать временные и финансовые затраты.
2. Понять, как должно выглядеть итоговое решение, можно через глубокое изучение сервиса, как со стороны клиента, так и пользователя.
3. Если вложить максимальные усилия на старте проекта, в будущем продукт будет легче поддерживать и масштабировать.